Afspraken plannen met reistijd: een vrij uur is niet altijd beschikbaar

Een lege plek van 14:00 tot 15:00 in je agenda lijkt beschikbaar.

Tot je ziet dat je vorige klus om 13:45 eindigt in Tilburg en de volgende afspraak om 15:15 in Breda begint.

Dan heb je technisch gezien een uur vrij.

Praktisch heb je helemaal geen uur.

Voor vakmensen die op verschillende locaties werken, is beschikbaarheid daarom meer dan alleen kijken waar de agenda leeg is.

Reistijd hoort bij de planning.

Een agenda kent tijd, maar een werkdag kent ook afstand

Een gewone agenda laat vooral zien wanneer afspraken beginnen en eindigen.

Voor werk op locatie ontbreekt daarmee een belangrijk onderdeel: waar die afspraken plaatsvinden.

Twee afspraken van ieder een uur kunnen prima achter elkaar passen wanneer ze in dezelfde wijk zijn.

Datzelfde schema kan onmogelijk worden wanneer er veertig minuten tussen de adressen gereden moet worden.

Een bruikbare planning moet daarom rekening houden met minstens drie dingen:

• het einde van de vorige afspraak;
• de locatie van die afspraak;
• de reistijd naar de volgende locatie.

Pas daarna weet je wanneer iemand werkelijk beschikbaar is.

Een vrij blok moet groot genoeg zijn voor afspraak én reis

Stel:

• klus A eindigt om 11:00;
• de volgende klant zit 30 minuten verderop;
• afspraak B duurt naar verwachting 60 minuten;
• daarna moet je opnieuw 25 minuten rijden.

Dan neemt afspraak B in de praktijk veel meer ruimte in dan alleen het uur waarin je bij de klant bent.

Dat maakt het verschil tussen:

"Er staat niets in mijn agenda om 11:30."

en:

"Ik kan deze afspraak om 11:30 uitvoeren zonder de rest van mijn dag in de problemen te brengen."

Dat tweede is voor een vakman de relevante vraag.

Reistijd hoeft niet altijd exact hetzelfde te worden behandeld

Niet iedere werkdag hoeft tot op de minuut geoptimaliseerd te worden.

Je kunt bijvoorbeeld werken met:

• een vaste buffer tussen afspraken;
• een minimale reistijd;
• regio's waarin afspraken op bepaalde dagen worden gepland;
• ruimere blokken voor afspraken verder weg;
• uitzonderingen die je zelf beoordeelt.

Welke aanpak past, hangt af van het soort bedrijf.

Een vakman die vrijwel altijd binnen één stad werkt heeft een andere planning nodig dan iemand die door een hele provincie rijdt.

Daarom hoort reistijd niet als losse technische instelling te worden gezien.

Het is onderdeel van de manier waarop het bedrijf zijn werk organiseert.

Ook de volgorde van afspraken telt

Afstand speelt niet alleen een rol bij de vraag óf een afspraak past.

Ook de volgorde maakt verschil.

Drie klanten kunnen allemaal binnen je werkgebied vallen en toch een onlogische route opleveren wanneer je steeds heen en weer door de regio rijdt.

Bijvoorbeeld:

1. Breda
2. Tilburg
3. Breda

kan in sommige gevallen minder logisch zijn dan:

1. Breda
2. Breda
3. Tilburg

Dat betekent niet dat iedere planning automatisch de perfecte route moet vinden.

Maar zodra afspraken automatisch worden aangeboden, wordt het wel belangrijk om te voorkomen dat alleen naar lege tijd wordt gekeken.

Eerst locatie weten, daarna pas een moment aanbieden

Daarom kan de locatie al vroeg in de intake belangrijk zijn.

Wanneer een nieuwe klant via WhatsApp contact opneemt, kan het zinvol zijn om eerst vast te stellen:

• waar de klus is;
• waar de aanvraag over gaat;
• hoe lang de afspraak ongeveer duurt;
• of er vooraf nog beoordeling nodig is.

Pas daarna ontstaat voldoende context om te bepalen welke momenten logisch zijn.

Dat sluit aan op hoe Bereikbaar voor vakmensen kan worden ingericht: niet alleen een bericht beantwoorden, maar eerst de informatie verzamelen die nodig is voor een bruikbare vervolgstap.

Beschikbaar is iets anders dan planbaar

Dat onderscheid is uiteindelijk de kern.

Een agenda kan zeggen:

14:00 is vrij.

Een goede planning moet eigenlijk antwoord geven op:

Past deze afspraak om 14:00 tussen het werk dat ervoor en erna staat?

Daarvoor zijn locatie, reistijd en beschikbare ruimte samen nodig.

Hetzelfde geldt voor de lengte van het werk zelf. Een opname van dertig minuten vraagt een heel ander blok dan een reparatie van drie uur. Daarom hoort ook de verwachte klusduur bij een planning voor vakmensen.

Voor automatische afspraken geldt dus hetzelfde principe als voor andere onderdelen van AppjeOnline Bereikbaar: automatiseren is pas nuttig wanneer de informatie waarop een beslissing wordt gebaseerd betrouwbaar genoeg is.