Klusduur meenemen in je planning: niet iedere afspraak duurt even lang

Een afspraak van één uur is makkelijk in een agenda te zetten.

Alleen werkt een vakbedrijf zelden met één soort afspraak.

Een eerste opname duurt misschien dertig minuten.

Een kleine reparatie anderhalf uur.

Een grotere klus neemt een halve dag of meerdere dagen in beslag.

Als ieder klantverzoek simpelweg als "afspraak" wordt behandeld, zegt een vrije plek in de agenda daarom nog weinig.

Eerst moet duidelijk zijn welk soort werk gepland moet worden.

Verschillende afspraken vragen verschillende tijdsblokken

Voor een vakman kunnen meerdere soorten klantmomenten naast elkaar bestaan.

Bijvoorbeeld:

• telefonische kennismaking;
• opname op locatie;
• inmeten;
• kleine reparatie;
• onderhoud;
• halve dag werk;
• volledige werkdag;
• vervolgbezoek.

Die afspraken hebben niet dezelfde duur.

Ze hoeven ook niet allemaal op dezelfde manier gepland te worden.

Een opname kan misschien tussen twee andere afspraken passen.

Een halve dag werk vraagt juist om een veel groter aaneengesloten blok.

Daarom moet een planning niet alleen weten wanneer iemand beschikbaar is, maar ook hoeveel tijd de nieuwe afspraak nodig heeft.

De intake bepaalt welk type afspraak logisch is

Dat begint vaak al bij de eerste aanvraag.

Een klant schrijft bijvoorbeeld:

Kunnen jullie mijn lekkende kraan repareren?

of:

We willen de hele badkamer laten verbouwen.

Beide zijn aanvragen voor een vakbedrijf, maar ze leiden waarschijnlijk niet naar hetzelfde agendablok.

Bij de eerste aanvraag kan misschien direct genoeg informatie worden verzameld om een korte klus te plannen.

Bij de tweede kan eerst een opname nodig zijn voordat überhaupt duidelijk is hoeveel werk ermee gemoeid is.

Daarom is een goede WhatsApp-intake niet alleen bedoeld om contactgegevens te verzamelen.

De intake kan ook helpen bepalen welke vervolgstap bij de aanvraag hoort.

Een geschatte duur hoeft niet perfect te zijn

Voor planning hoeft niet altijd vooraf exact bekend te zijn of een klus 83 of 97 minuten duurt.

Vaak is een bruikbare categorie voldoende.

Bijvoorbeeld:

• 30 minuten;
• 1 uur;
• 2 uur;
• halve dag;
• hele dag;
• eerst beoordelen.

Zo kan een planning met praktische blokken werken zonder te doen alsof iedere klus vooraf exact voorspelbaar is.

Dat is vooral belangrijk wanneer de situatie nog onzeker is.

Als de benodigde tijd niet betrouwbaar bepaald kan worden, kan de juiste vervolgstap simpelweg zijn:

eerst laten beoordelen door de vakman.

Dat is beter dan automatisch een te kort tijdslot aanbieden.

Ook voorbereiding en afronding kosten tijd

De tijd bij de klant is bovendien niet altijd de volledige tijd die een klus in je planning inneemt.

Denk aan:

• materiaal ophalen;
• gereedschap laden;
• parkeren;
• opruimen;
• administratie;
• reistijd naar de volgende klus.

Voor sommige bedrijven kan een standaardbuffer rondom bepaalde soorten werkzaamheden daarom logisch zijn.

Een klus van twee uur kan dan bijvoorbeeld een groter deel van de agenda blokkeren.

Dat voorkomt dat een planning op papier perfect aansluit terwijl de werkdag in werkelijkheid iedere afspraak tien minuten verder uitloopt.

Klusduur en reistijd horen bij elkaar

Zelfs wanneer de verwachte klusduur bekend is, weet je nog niet automatisch of een moment goed past.

Daarvoor telt ook de locatie.

Een reparatie van één uur op vijf minuten afstand is iets anders dan dezelfde reparatie met veertig minuten reistijd ervoor en erna.

Daarom moeten afspraken voor vakmensen ook rekening houden met reistijd.

De echte benodigde ruimte bestaat uiteindelijk uit meerdere onderdelen:

reistijd + werkduur + eventuele buffer.

Niet iedere aanvraag hoeft direct ingepland te worden

Sommige klussen zijn eenvoudig genoeg om vanuit een vaste flow verder te plannen.

Bij andere aanvragen weet je pas na foto's, aanvullende vragen of een opname hoeveel werk nodig is.

Daarom kan de uitkomst van een intake verschillend zijn:

• direct een geschikt afspraaktype plannen;
• eerst foto's verzamelen;
• een opname plannen;
• de aanvraag aan de vakman overdragen;
• meer informatie opvragen.

Dat maakt automatisering niet zwakker.

Het voorkomt juist dat een agenda wordt gevuld op basis van aannames.

Binnen Bereikbaar voor vakmensen is dat een belangrijke scheiding: eerst begrijpen wat voor aanvraag er ligt, daarna pas bepalen welke vervolgstap logisch is.

Een goede planning vraagt dus niet alleen:

Wanneer ben je vrij?

Maar ook:

Wat moet er gebeuren en hoeveel ruimte heeft dat realistisch nodig?